Forretningsorden

Grundejerforeningen Tøtmosegaard

Denne forretningsorden beskriver bestyrelsens ansvarsområder og arbejdsopgaver.

Formand

• Indkalder til bestyrelsesmøder.

• Indkalder til generalforsamling.

• Godkender udbetalinger.

• Vedligeholder foreningens CVR-nummer.

• Fungerer som NemID/MitID-administrator.

• Varetager kontakten med entreprenører og fører tilsyn med arbejder sammen med den teknisk ansvarlige.

• Er underskriftsberettiget sammen med kassereren.

Næstformand

• Overtager formandsposten efter aftale med formanden eller ved dennes fravær efter aftale med den øvrige bestyrelse.

• Træder i formandens sted ved midlertidigt forfald.

• Administrerer foreningens forsikringer.

Kasserer

• Betaler forfaldne regninger rettidigt.

• Refunderer godkendte udlæg til bestyrelsesmedlemmer senest 10 dage efter modtagelse af bilag.

• Administrerer foreningens konti i pengeinstituttet.

• Fremlægger regnskab år til dato på bestyrelsesmøder.

• Afslutter årsregnskabet senest den 1. februar.

• Er underskriftsberettiget sammen med formanden.

Bestyrelsesmedlem – teknisk ansvarlig

• Har ansvar for rettidig drift og vedligeholdelse.

• Koordinerer skadedyrsbekæmpelse.

• Varetager kontakten med entreprenører og fører tilsyn med arbejder sammen med formanden.

Sekretær

• Skriver referat fra bestyrelsesmøder og udsender dette senest to uger efter mødet.

• Skriver referat fra generalforsamlinger, sikrer dirigentens underskrift og udsender referatet senest to uger efter mødet.

• Varetager øvrige sekretæropgaver.

Bestyrelsesmøder

• Afholdes, når det er muligt, på skift hos bestyrelsesmedlemmerne. Værten modtager et vederlag på 400 kr.

• Kørsel til eksterne møder afregnes efter statens gældende takster.

• Egen assistance af entreprenørlignende karakter afregnes med 150 kr. pr. time.

• Honorar fastsat af generalforsamlingen optjenes i perioden mellem to generalforsamlinger. Ved udtræden af bestyrelsen foretages forholdsmæssig modregning.